如何組織一場高效的線上會議？8個步驟，6個建議

作者：戴維·布爾庫什(David Burkus)

來源：《遠程工作法》 中信出版集團2021年12月出版

疫情的發展，使得我們的工作生活方式乃至商業模式隨之變化，許多線下會議也都轉為了線上，諸如騰訊會議等線上會議軟件的用戶呈幾何倍數增長。

在許多公司，線上會議通常是領導者非常擔心的事情之一，甚至很多公司的領導者聽到最多的就是“線上會議沒什么用”。

但公平地說，面對面的線下會議也收效甚微。

會議時間太長，PPT資料過于繁多，發言人講話沒有重點，與會者參與感不強，每次會議結束都沒有解決實際問題等等，以上這些是很多人不喜歡開會的原因。

顯然開會這件事情不會立即消失，人們還是認可舉辦會議的價值和必要，只是在會議的執行過程中，所有這些價值似乎都消失了。

在線上會議中，無效會議的弊端更加明顯，如果員工開完會后覺得“整場會完全可以用一封電子郵件解決”，那么完全可以判定這是一場浪費大家時間的無效會議，也會影響參會人員對整個團隊的看法。

因此，我們有必要去了解如何規劃、開展一場有效的線上會議，并且合理地計劃、組織，以及跟進會議。

8個步驟組織高效的線上會議

以下便是組織完美線上會議的8個步驟，無論是團隊的第1次線上會議，還是第47次，你都可以參考它。

1. 帶著目標去規劃。

“定期開會的時間到了”并不是一個開會的充足理由，你還是要提前通知團隊成員開會事項。正確的目標會讓規劃過程更順利，因為參會者能對將要討論的內容有真切的期望，并可以進行相應的規劃。

召開會議的其他可行理由還包括：對某個問題展開討論、提出想法、做出決定，或者實時協作完成一份文件。每次會議只針對一個目標，如果問題不止一個，你就該考慮組織兩次會議，即使在同一天也無妨。

2. 精簡參會人員。

不是團隊中的每個人都要出席所有會議，你每次發出會議邀請，其實都會妨礙他們處理真正想做的工作。請記住，1小時的9人會議的成本不是1個小時，而是9個小時。隨著會議人數的增加，會議的有效性通常會下降。所以你要明智地利用員工的時間，參會者名單越短越好。

3. 制定合理的議程。

每次會議都應該準備一份議程，而且要正確合理。研究表明，僅有議程并不會改變任何人對會議有效性的看法，重要的是議程內容是否合理，以及會議是否按照議程舉行。

同時，議程不要使用太抽象的標題，而是用問題的方式呈現。例如，將“營銷問題”改為“如何在減少廣告預算的同時保持收益不變?”，或者是把“隨便聊聊”改為“有哪些重要的信息需要分享?”。

問題式標題有兩個好處。第一，當你提前發布議程時，人們就有了相應的情緒基調。第二，問題式標題可以讓每個人都清楚會議是否真的有效。如果問題得到了解決，那就是一次真實有效的會議。

4. 提前10分鐘開啟會議通道。

善用會前時間有助于提升團隊關系。線下會議中，關系的建立可能是因為參會者能一起從工位走到會議室，也可能是因為他們提前到會議室聊天。而在線上，如果你準時開始會議，就無形中剝奪了團隊的社交時間。所以提前10分鐘開啟會議通道，并告知團隊可以隨時進入。在這10分鐘，你還可以問一些問題，鼓勵參會者分享現實經歷。

5. 利用會議記錄。

每次開會應該指派一位記錄者來記錄會議的討論內容。尤其要記錄下之前沒發現的問題、新的想法和決策，以及相應的解決措施。誰在哪個時間點說了什么并不重要，重要的是要記錄下參會者提出了什么想法，以及誰承諾對這些想法采取什么行動。

6. 不要離題。

隨著會議的進行，一定要保證討論不要離題，并堅持執行計劃好的時間分配。一旦你稍不注意，那些在談話中占據主導地位的過度分享者就會讓討論迅速跑題;還有些假裝問問題，但實際上只是想秀出長篇大論的人也會讓會議跑偏。

會議安排有著明確目的，因此你要打斷他們，讓他們克制自己的分享欲。如果有人遲到了，你也不需要浪費時間重復介紹之前討論的內容。他們有會議議程，也可以隨時觀看會議回放或閱讀會議記錄。

7. 結束時進行總結。

隨著會議接近尾聲，你要及時拉回所有人的注意力，并快速總結會議內容。如有需要，你可以讓指定的記錄者回顧會議記錄，或者簡單地捋一遍議程中的問題，并詢問每個人是否已經得到了答案。最后，確認需要跟進的員工是否理解。如果可能的話，最好敲定每個行動方案的提交時間。

8. 別急著關閉會議通道。

按時或提前結束會議，但不要立即關閉會議通道。就像你提前幾分鐘開啟會議一樣，結束會議后一樣可以讓人們繼續進行交流。如果你是線上會議的“主持人”，你可能必須等到所有人都離開會議;但如果你需要專注于其他事務，你可以選擇靜音并關閉攝像頭。

另外，會后一定要發送會議記錄，或者讓人們知道如果錯過了會議，可以在哪里觀看或收聽回放。你也可以向團隊成員詢問會議反饋，這樣可以幫助你根據他們的喜好做出調整，以此改善下一次會議。

改進線上會議的6個小建議

如果遵循了上述步驟，你的會前時間和會后的很長一段時間，都會被員工認為是有價值的。不過這里還有一些小建議，可以幫助你更有效地規劃和組織線上會議。

1. 控制發言時間

所有會議真正有價值的地方都在討論過程中顯現，線上會議尤其如此。一個人演講的時間過長，會讓團隊成員對會議抱有隨意、輕視的態度，然后退出去做一些真正的工作，或者去玩手機。因此即使需要發言，你也要鼓勵發言人不時停下來提問，進行簡短的討論，以重新吸引聽眾的注意力。

2. 鼓勵交流時互提姓名

說到吸引注意力，沒有什么比聽到自己的名字更能吸引人了。叫名字可以吸引那些還沒有參與到談話中的人，讓他們感到自己被重視。但同樣要立好規矩，讓每個人在說話之前都先自報家門(如“我是XX，我們來聊聊……”)。這樣有助于讓發言者有存在感，并讓聽眾清晰明了，還能讓你更容易從參會者中找出誰在發言。

3. 從積極的事情開始討論

開會和很多事情一樣，都會受到第一印象的影響，最先提到的事情更容易被記住。被記住的不僅有內容，還有情緒。因此以積極的態度開始，人們就會記住這是一次積極的會議。事實上甚至有研究表明，會議也有傳染效應，也就是說，如果團隊的領導者一開始就帶著正能量，那么隨著時間的推移，這種正能量和積極情緒也會傳染給團隊的其他成員。

4. 適當休息

以視頻會議為例，斯坦福大學開展的一項研究發現，視頻會議會擾亂我們的個人空間感，甚至引發恐慌反應。在視頻會議中，我們認為的某人在個人空間中的占比，很大程度上取決于他在屏幕上的臉的大小。大臉會讓人覺得別人離得很近，甚至會讓參與者產生類似于“打還是跑”的應激反應。而滿屏小臉看起來就像遠處的人群，而且全都在盯著自己。這兩種情況對我們的大腦來說都不是那么舒服。

因此，在長時間的會議中，需要頻繁的休息來舒展身體、放松眼睛，或者分割屏幕，加入幻燈片和其他刺激大腦的視覺元素，這些都有助于減少視頻疲勞。

5. 拆分團隊

如果你的團隊太大，所有人都要參加線上會議，可以考慮留出時間進行分會場討論。這樣可以提高每個人的參與度，防止過度分享者主導談話。只要你能夠提綱挈領，注意到每個分會場里的寶貴想法，并帶回主會場集中討論即可。

6. 利用聊天對話框

理想情況下，對話框里的討論和滾動留言應該越少越好，以便參會者專注于會議。但總有一些時候，有人需要向主持人發送簡訊、即時共享資源，或者解釋他們不得不臨時退出的原因。上述情況最好能在聊天對話框中說明，而不是打斷討論進程。

將這6個小建議與之前的8個步驟相結合，你就可以利用線上會議挖掘出團隊中每個人的奇思妙想，而不是讓他們覺得只需要一封電子郵件就能解決問題。

《遠程工作法》

[美]戴維·布爾庫什(David Burkus) 著

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