【環球快播報】關蘇哲：時間管理與效率提升的新認知

關蘇哲

(資料圖)

新關點創始人偉事達總裁教練

在日常的工作生活中，你是否經常遇到這些問題：信心滿滿地在一周內制定了許多目標，并確信自己能完成，但一周后發現只完成了不到30%；被要求同時啟動兩個項目，結果顧此失彼，沒有一個令你滿意；制訂下個季度的幾項重點工作計劃，卻因為覺得每項工作都重要，越寫越多，難以突出重點。

你會發現自己總是無法按計劃完成工作。事實上，人們往往會高估自己完成工作的時間。而沒有按時完成工作時，我們會覺得是自己有拖延癥。我有個私人董事會企業家會員，他認為自己最大的問題就是拖延癥，用教練行業的術語說，拖延癥也叫缺乏行動領導力。當時，我嘗試從心理學角度，用教練行業的一些認知和他溝通如何克服拖延癥。我們還借助每次會議最后制定的行動擔責表，由我或其他企業家會員來監督他在表上承諾事項的行動。

然而，當我看完《死線效應》這本書后，我得到了新的啟發：對我們這些平時工作“很忙”的人來說，我們不僅僅需要克服拖延癥，還需要一種方法來幫我們有效管理時間，確保工作如期完成。

如果你總是不能按時完成工作，并因此影響到個人發展，那這本書可謂及時雨。你可以一口氣看完它，因為書中的內容故事性很強，而故事背后的方法又簡單、有趣且實用。作者克里斯托弗·考克斯做了不少有趣的研究，他會告訴你確保工作如期完成的7個方法。這些方法簡單獨特，無須改變人們的心態，只需要為工作任務設置截止日即可。將截止日設置得越早，按時完成工作的概率就越高。書中提到的這 7 個方法分別是：

1、設置檢查點，確保每個節點都按時完成；

譬如，如果餐廳要如期開業，需要設置檢查點，讓員工測試自己的工作技能，鞏固專業知識，將大目標分割為小目標，讓服務員和廚師保持積極的工作狀態；確保開業前的沖刺階段盡可能有條不紊地進行；在模擬服務期間，盡早發現并解決可能遇到的問題。

2、從截止日開始，用倒推法給每項工作制訂時間表；

譬如，如何確保圣誕節活動順利進行，從復活節倒推日期，來決定起始日，計劃每個階段需要的時間，制定時間表并確保嚴格執行，時刻牢記延期造成的商業后果，激發出高效的工作能力和創新，重視過往經驗，克服規劃謬誤不斷修改時間表。

3、設定軟性截止日，讓死線效應發揮正面作用；

4、化繁為簡，始終將注意力放在最重要的事情上；

5、把截止日定早一點，留出足夠的時間不斷改進；

6、做好所有準備，迎接截止日的到來；

7、隨機設定截止日，降低負面效應

“截止日”這個詞來自出版業，最初是指印刷機上的一條線，這條線叫截止線，或者叫死線，一旦超過這條線，就無法印出字了。設置截止日能夠帶來高效的行為，不過你知道嗎，這種做法也有負面效果。因為只要你設置了截止日，往往容易直到最后時刻才開始著手準備，這樣工作的完成時間反而容易被延遲，這跟我們小時候考試前才臨時抱佛腳復習有點類似，這種現象被稱為“死線效應”。

對于那些職場上工作負擔過重的管理者來說，對截止日失去了掌控是死線效應最糟糕的一種表現形式。或許最終你完成了工作，但過程卻很痛苦，不僅你對自己提交的工作質量不滿意，而且最后一分鐘提交的方案，往往也很難和同事們達成共識。

那如何為重要緊急的事情設置截止日，同時又能降低最后時刻完成工作帶來的負面影響呢？在這里，我為你分享幾個我的感悟。

一、把截止日分解為一個個更短的截止日，為接下來的工作留出更多余地。

多年前，我曾負責過一個知名互聯網公司的營銷工作，當時團隊成員策劃了一個會員購物滿100元送20元優惠券的促銷活動，優惠券的使用期限是90天。我發現后提出了優惠券使用時間太長，可以圍繞另外一批會員重新發放使用期限僅為21天的優惠券，而且可以再試試更短的使用期限，比如3天內購買滿100元減10元的促銷活動。結果最終數據顯示：90天滿100元減20元的優惠券兌換率僅為5%，21天滿100元減20元的優惠券兌換率為12%，而設置更短截止日的3天內購買滿100元減10元的活動，兌換率卻高達15%。

你可以在此書中發現很多類似案例。作者認為拖延癥的心理機制比較容易理解：時間越長，我們越傾向于低估未來的收益。這一心理過程被稱為“雙曲貼現”（hyperbolic discounting）。對不少人而言，通過努力完成一個項目獲得的未來滿足感，比不上立即可以獲得的獎勵讓人興奮。

人們容易陷入時間范圍決策陷阱。研究表明，愿意今天就得到100元，還是明天得到102元，很多人會選擇前者，因為大部分人都是短期思維者，做決策時急功近利，這個傾向通常被稱為現實偏差，所以，更短的截止日反而會促進任務如期完成。

二、設置中間截止日，先完成一個個小目標。

在《哈佛商業評論》的一篇文章中，學者特雷莎·阿馬比爾（Teresa Amabile）和史蒂文·J.克雷默（Steven J.Kramer）探討了團隊在執行項目過程中實現他們所謂的“小目標”的心理學效應。他們寫道：“當我們想到進步時，通常想到的是實現長期目標或者獲得重大突破時有多么興奮。實現這些大目標固然很好，但概率也相對較低。好消息是，即便是實現小目標也能極大地提升工作滿意度。

換個中國讀者更容易懂的案例，2016年8月底，王健林在接受陳魯豫采訪時說：先定一個小目標，比如我先掙一個億。“一個億的小目標”豪言一出，網友紛紛調侃、曬“小目標”。關于小目標，作者的一個建議是設置檢查點，確保每個節點都按時完成。而設置中間截止日，完成一個個小目標，是獲得好成績的最有效方法之一。

不積跬步，無以至千里，不要讓追求完美阻礙我們做決策。創業者必看的《精益創業》中談到過MVP（最小可行性產品）這個概念，就是創業者要盡快實現產品可用的功能，然后通過不斷迭代來完善產品服務。這個概念，也是《從優秀到卓越》作者吉姆·柯林斯說的：先發射子彈，再發射炮彈，任何大目標，其實都是由一個個里程碑的小目標組成。

三、克服規劃謬誤，不斷修正時間表。

誠如作者所說，我們大多數人都是樂觀主義者，我們傾向于低估完成工作要花費的時間。同樣，如果一個項目有預算，我們也會低估它最終耗費的金錢。最著名的案例可能要屬悉尼歌劇院的修建。它于1957年開始規劃，預期在1963年完成，預算700萬澳元。然而，直到1973年歌劇院才完工，并且即使最具特色的設計部分被縮減，最終的修建成本仍然高達1.02億澳元。類似的例子不勝枚舉，曾經有一項全球性研究考察了258個交通基礎設施，其結果表明，其中86%都超過了最初預算。

阿莫斯·特沃斯基和丹尼爾·卡尼曼曾在一篇論文中把這種過于樂觀的傾向稱為“規劃謬誤”（planning fallacy），即對于按時完成項目和經費預估持最樂觀的態度，從而忽略了任何可能會修正時間表的信息。我們平日做決策的時候，過度自信算是著名的決策陷阱之一。所謂過度自信，除了高估自己能力之外，人們也會對未來過于樂觀。

過度樂觀主要有兩種表現形式，其一是對于未來無法控制的事件，人們往往給出非常樂觀的預測，其二就是規劃謬誤。

我們制訂工作計劃時，不一定能想到導致失敗或延期的所有原因。我們忽略了一個事實：成功需要很多有利條件相互配合，而一個小差錯就可能會使一切偏離軌道。有一個方法可以幫助克服或減緩規劃謬誤，就是使用問題界定中的一個關鍵提問：過去類似項目，我們或他人實際所需的時間和預算是多少，過去是否也曾出現過延期或超支問題，然后根據過去，不斷修正項目完成時間表。對于未來，根據過去的經驗能做出最好的預測。

并不是所有任務延期都和拖延癥或追求完美有關，《死線效應》這本書的7個方法，對那些無法按時保證質量完成工作的人會有所幫助，讓你對時間管理和效率提升有新的認知。

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《死線效應》

（美）克里斯托弗·考克斯 著

中國財政經濟出版社/湛廬文化 出品

標簽： 時間管理 死線效應