疫情環(huán)境下，如何保證企業(yè)員工遠(yuǎn)程辦公效率？

作者：羅伯特·格雷澤(Robert Glazer)

來(lái)源：《遠(yuǎn)程工作革命：簡(jiǎn)單有效的遠(yuǎn)程工作原則與方法》

2019年末一場(chǎng)突如其來(lái)的疫情，打亂了原本平穩(wěn)、和諧的工作與生活節(jié)奏。

為了減少疫情的蔓延，很多企業(yè)選擇了居家與彈性辦公，隨之而來(lái)的是大量居家、移動(dòng)、分散和遠(yuǎn)程辦公的工作場(chǎng)景。

遠(yuǎn)程辦公，聽(tīng)上去很爽，可真的在家工作時(shí)，你可能會(huì)無(wú)所適從、效率低下，甚至有時(shí)候“摸摸魚”一天就過(guò)去了。對(duì)此，許多人都表示，還是在辦公室工作效率高。

但在“后疫情”時(shí)代，這種辦公形式可能成為未來(lái)的新趨勢(shì)。無(wú)論如何，我們應(yīng)該都做好長(zhǎng)期遠(yuǎn)程辦公的準(zhǔn)備，以適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公形式帶來(lái)的改變。

怎樣才能在遠(yuǎn)程辦公中如魚得水，你可以參考以下幾點(diǎn)建議：

01 設(shè)置有形的界限

辦公室工作最明顯的好處是個(gè)人生活和職業(yè)生活之間有著客觀存在的界限。遠(yuǎn)程工作時(shí)，許多人會(huì)感覺(jué)無(wú)法將工作與生活進(jìn)行切割。

緩解這種溢出效應(yīng)可以通過(guò)設(shè)置清晰的有形界限，將工作與家庭生活進(jìn)行切割。

如果條件允許的話，最好在家里劃定專屬工作區(qū)域。這樣一來(lái)，不僅幫助你從心理上確定了工作時(shí)間，同時(shí)也向家里人發(fā)出信號(hào)，明確告訴他們什么時(shí)候有空，什么時(shí)候很忙。

如果沒(méi)有明確的工作或非工作信號(hào)，家里的人可能會(huì)認(rèn)為能看見(jiàn)你，就能找你，完全不顧你是否正在工作，會(huì)給你帶來(lái)困擾。

劃定專屬辦公區(qū)域就可以避免這種干擾，然而并非所有人在家都有專屬辦公的房間。

但是，即使是在房間的角落里擺一張折疊桌，或者在客廳桌子旁選一把椅子作為“辦公椅”，也是朝著劃定身心邊界邁出了重要一步。

一天工作下來(lái)，起身離開(kāi)工作區(qū)域，利用這些邊界可以幫助你退出工作模式。

02 恪守時(shí)間表

系統(tǒng)地安排時(shí)間，關(guān)注時(shí)間的使用很重要。

遠(yuǎn)程辦公最好能夠按時(shí)起床，確定白天工作的時(shí)間及時(shí)長(zhǎng)，主動(dòng)規(guī)劃分配用于項(xiàng)目、會(huì)議、午餐、鍛煉及個(gè)人的時(shí)間。

同樣，日程安排中也應(yīng)納入休息時(shí)間并嚴(yán)格執(zhí)行。

在辦公室工作時(shí)，自然而然地會(huì)有一些休息的時(shí)刻，比如午休時(shí)間。相比之下，遠(yuǎn)程辦公可能常常在家埋頭工作幾個(gè)小時(shí)，沒(méi)有明確的時(shí)間概念。

設(shè)定時(shí)間表并嚴(yán)格遵守，不僅能更好地確保完成工作，也能留些時(shí)間休息和調(diào)整。

團(tuán)隊(duì)可以同步日程表，這樣每位成員能夠在同一時(shí)間集中精力完成工作，確保了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部工作的流暢度。

疫情期間，人們也更加深刻地認(rèn)識(shí)到了日程安排的重要性，特別是孩子在家的雙職工家庭。

能夠提前與伴侶或配偶協(xié)調(diào)日程安排的職場(chǎng)父母往往適應(yīng)得最好。他們會(huì)明確每個(gè)時(shí)間段誰(shuí)來(lái)陪孩子，誰(shuí)來(lái)工作，以及其他類似的安排。

03 精力管理

在一天中劃定專屬工作時(shí)間，并不意味著你就必須投入到高強(qiáng)度的工作中，一次幾個(gè)小時(shí)不停歇。

當(dāng)你的時(shí)間安排明確后，最好能夠混搭不同類型的活動(dòng)，避免過(guò)度工作。

健身界有一個(gè)廣泛應(yīng)用的間歇訓(xùn)練模式：高強(qiáng)度的劇烈運(yùn)動(dòng)結(jié)合短暫的休息，在不過(guò)度鍛煉身體的情況下增強(qiáng)你的力量和耐力。間歇訓(xùn)練也可以應(yīng)用于腦力勞動(dòng)，高強(qiáng)度的腦力勞動(dòng)結(jié)合短暫的休息，確保你不會(huì)精疲力竭。

同時(shí)也需考慮休息時(shí)間，了解自己什么時(shí)候精力旺盛，什么時(shí)候精力渙散。

不妨為自己設(shè)置一個(gè)工作方案，花點(diǎn)時(shí)間來(lái)思考一天中什么樣的時(shí)間段適合完成什么類型的任務(wù)。

嘗試過(guò)程可能反反復(fù)復(fù)，也會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，但一旦確定適合自己的工作方案，會(huì)對(duì)工作幸福感的提升和工作效率的提高產(chǎn)生持久的影響。

04 設(shè)定工作日緩沖區(qū)

你在遠(yuǎn)程辦公時(shí)，可能一覺(jué)醒來(lái)馬上拿起手機(jī)或操起電腦工作，一直工作到晚飯時(shí)間，然后再把工作帶到臥室去。

而諸多知名行為專家強(qiáng)烈建議每天堅(jiān)持“早晨例程”，而不是直接投入工作。例如用咖啡和早餐開(kāi)啟一天，或是輕快的慢跑、鼓舞人心的閱讀來(lái)開(kāi)啟一天。

每天早上為自己做些事情會(huì)讓你頭腦清醒、精力充沛，能夠更好地進(jìn)入工作狀態(tài)。

如果你從床上爬起來(lái)，立馬投向手機(jī)和電腦，這樣往往會(huì)帶來(lái)壓力。這樣開(kāi)啟一天相當(dāng)于早上7點(diǎn)穿著睡衣直接從床上跑到辦公室。

結(jié)束一天工作的時(shí)候也是如此。盡管不喜歡通勤，但回家途中給許多人提供了放松的時(shí)間，讓他們可以在踏進(jìn)家門之前從工作模式中解放出來(lái)。

就像早上一樣，結(jié)束一天的工作后抽空放松一下。不管你是想遛狗、聽(tīng)音樂(lè)、看書，甚至是冥想，一旦結(jié)束工作時(shí)，即使簡(jiǎn)單的事情也會(huì)有助于你在漫長(zhǎng)的遠(yuǎn)程辦公日后緩解壓力。

在這點(diǎn)上，確保任何工作設(shè)備遠(yuǎn)離臥室也是很有用的。

研究表明，睡前看屏幕會(huì)延遲進(jìn)入睡眠狀態(tài)的時(shí)間，也會(huì)減少深度睡眠。睡前帶上筆記本電腦、回幾封郵件可能會(huì)讓你更加疲倦，第二天的工作也很難保持專注。

歸根結(jié)底，你所做的就是犧牲掉你的健康和工作效率，只為回復(fù)那些可能原該等到早上回復(fù)的信息。

記住，環(huán)境應(yīng)該為你所控。

05 保持動(dòng)力

許多人開(kāi)啟遠(yuǎn)程辦公之初，面臨的是疫情帶來(lái)的社交隔離及經(jīng)濟(jì)不景氣帶來(lái)的壓力，還有許多家長(zhǎng)需要同時(shí)兼顧在家照顧孩子。

大多數(shù)人很快就感到疲于應(yīng)對(duì)，并開(kāi)始擔(dān)心長(zhǎng)期居家辦公如何保持工作的積極性。

對(duì)一些人來(lái)說(shuō)，工作帶來(lái)了薪水，這就是動(dòng)力。但如果這對(duì)你不適用，最好尋找其他的激勵(lì)方式。

挖掘動(dòng)力的一個(gè)方法是確定在你的工作職責(zé)中哪些任務(wù)是你最喜歡的，尤其是那些能夠展示你的技能的。

你可以嘗試著將這些工作安排在固定的時(shí)間塊，這樣你就可以期待這類工作，把專注、高效的時(shí)間花費(fèi)在最喜歡的事情上。

或許最強(qiáng)大的驅(qū)動(dòng)力就是擁有清晰的目標(biāo)。它從根本上有意識(shí)或無(wú)意識(shí)地驅(qū)動(dòng)著我們。

清晰的目標(biāo)就像是人生的主旨句，明確表達(dá)出你之于這個(gè)世界的意義。

你可以將你的工作職責(zé)與你想要在生活中實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)結(jié)合起來(lái)。無(wú)論你從事什么職業(yè)，或者在生活中追求什么目標(biāo)，如果能以某種方式將兩者結(jié)合在一起，你就更容易獲得動(dòng)力。

下一次，如果你在工作中感到動(dòng)力不足時(shí)，不如花幾分鐘思考或?qū)懴律钪袑?duì)你重要的事情或你想要完成的目標(biāo)。

06 保持專注

居家辦公經(jīng)常會(huì)有讓自己分心的事物，這是難以避免的。

不只是電視或是手機(jī)，令你分心的事物遠(yuǎn)不止這些。遠(yuǎn)程辦公時(shí)，你會(huì)突然意識(shí)到早餐的碗碟還沒(méi)有洗，有一段時(shí)間沒(méi)有倒垃圾了，地毯需要吸塵了等等。

專注是一項(xiàng)技能，通過(guò)練習(xí)就能掌握，掌握這一技能可以使我們工作中效率更高，壓力更小。

提升工作專注力的一個(gè)方法就是避免上述分心的事情。

每天花上幾分鐘清理工作區(qū)域，保持整潔。如果你需要完成上述家務(wù)才能讓你白天的工作心無(wú)旁騖，那么可以固定一個(gè)時(shí)間來(lái)完成這些家務(wù)。

另一個(gè)提升專注力的途徑就是有意地進(jìn)行練習(xí)。

有一個(gè)技巧，即為自己設(shè)定計(jì)時(shí)器。先從較短的時(shí)間開(kāi)始，比如15~20分鐘，規(guī)定這個(gè)時(shí)間段專注地完成一項(xiàng)任務(wù)，比如匯編數(shù)據(jù)或是寫份報(bào)告。通過(guò)這樣的練習(xí)，你的注意力持續(xù)的時(shí)間就會(huì)越來(lái)越長(zhǎng)。

07 關(guān)愛(ài)自己

不要忘記關(guān)注自身的健康與快樂(lè)。

工作中的壓力使你疲于應(yīng)對(duì)，久而久之，這種壓力會(huì)蔓延到工作之外，影響你的精力，影響你和家人朋友的關(guān)系，甚至影響你整體的幸福感。

同理，生活中壓力重重的話，最終會(huì)導(dǎo)致你的工作表現(xiàn)明顯下降。

久而久之，這就是一個(gè)惡性循環(huán)，特別是對(duì)于遠(yuǎn)程辦公員工來(lái)說(shuō)，他們工作和生活在同一個(gè)地方，有時(shí)還無(wú)法完全脫離工作。

防止這種情況最有效途徑就是采取積極主動(dòng)的措施來(lái)關(guān)愛(ài)自己。

首先，關(guān)注高質(zhì)量的睡眠。

簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)，養(yǎng)成按時(shí)睡覺(jué)的習(xí)慣。經(jīng)常會(huì)有這樣的情況，工作至凌晨2點(diǎn)，早上7點(diǎn)又開(kāi)始新一天的工作，短期看來(lái)，這似乎顯得你很敬業(yè)、很投入，但長(zhǎng)遠(yuǎn)看來(lái)，這樣做慢慢會(huì)使你筋疲力盡，你對(duì)工作的投入度也會(huì)隨之減少。

其次，嘗試每天空出時(shí)間，堅(jiān)持鍛煉。

你不需要每天訓(xùn)練馬拉松或舉重，但即使是每天做一個(gè)簡(jiǎn)短的瑜伽視頻，在午休時(shí)間快步走，或者在喝咖啡前做幾次跳躍運(yùn)動(dòng)，都能釋放內(nèi)啡肽，有助于改善你的情緒，集中注意力。

再次，找到一個(gè)能幫助你減輕壓力的發(fā)泄方式。

你要認(rèn)識(shí)到你什么時(shí)候感到壓力，知道什么活動(dòng)可以幫助你放松，讓你重新集中注意力。不存在一種活動(dòng)適用于所有情況，最有用的就是找到適合自己的方法。

最后，攜手同事，關(guān)注自身健康。

你可以向同事拋出橄欖枝，大家成為互助伙伴，當(dāng)被打擊需要宣泄情緒或者想要集思廣益如何更好地放松時(shí)，互相及時(shí)提供幫助。

本文整理自羅伯特·格雷澤(Robert Glazer)著《遠(yuǎn)程工作革命：簡(jiǎn)單有效的遠(yuǎn)程工作原則與方法》，中信出版集團(tuán)2021年10月出版。版權(quán)歸作者及本書所有，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。

《遠(yuǎn)程工作革命：簡(jiǎn)單有效的遠(yuǎn)程工作原則與方法》

羅伯特·格雷澤(Robert Glazer)著

遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)管理的一線設(shè)計(jì)者和實(shí)踐者羅伯特·格雷澤10年管理經(jīng)驗(yàn)大公開(kāi)?！秷D書館雜志》《書單》推薦新書，《今日美國(guó)》《華爾街日?qǐng)?bào)》暢銷書第1名。

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